Home / Đại học - Cao đẳng / Luận văn: Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty kinh doanh D&C

Luận văn: Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty kinh doanh D&C

GIỚI THIỆU CHUNG 1.1. Lý do chọn đề tài Kế toán ngày nay không chỉ là người ghi chép các thông tin tài chính và lên báo cáo mà còn tham gia và có vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. Một đơn vị muốn phát triển hay muốn tồn tại vững mạnh không thể thiếu một hệ thống tài chính hoạt động hiệu quả, kiểm soát được mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Để làm được điều đó thông tin kế toán phải được luân chuyển đầy đủ, kịp thời. Hệ thống thông tin kế toán (AIS) chặt chẽ giúp ngăn chặn những gian lận và sai sót một cách hiệu quả, là một phần không thể thiếu trong quản trị nội bộ doanh nghiệp. Chính vì vậy, người làm công tác kế toán phải có sự am hiểu về quá trình thiết kế, phát triển ứng dụng và tổ chức AIS. Khả năng của kế toán viên được chứng tỏ khi họ làm gia tăng giá trị bản thân. Cùng với sự phát triển của khoa học, tin học được áp dụng vào AIS. Nó không dừng ở phần mềm kế toán mà còn bao trùm tất cả hoạt động ở các phòng ban trong toàn doanh nghiệp. Từ các tập đoàn đa quốc gia đến các công ty có quy mô vừa và nhỏ, AIS giúp cho bộ máy được vận hành một cách trơn tru, tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Các quy trình phức tạp, chồng chéo, sẽ gây mất thời gian hoặc thậm chí tạo điều kiện cho gian lận, thất thoát. Xây dựng AIS sẽ khắc phục được các nhược điểm này. Tùy theo đặc thù mà mỗi doanh nghiệp có các quy trình hoạt động khác nhau: quy trình bán hàng, quy trình mua hàng, quy trình thanh toán…. Các quy trình thường hình thành do thói quen hoặc từ những quy định rời rạc. Một doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ thì đây không phải là vấn đề gây cản trở lớn. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển hoặc với những đơn vị có quy mô vừa, quy mô lớn thì yêu cầu cần có AIS minh bạch, rõ ràng trở nên cấp thiết trong quản trị kinh doanh. Không có một AIS tối ưu cho tất cả các doanh nghiệp. Do đặc
13. 12 thù kinh doanh khác nhau, không thể áp dụng AIS của đơn vị này cho đơn vị khác. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một AIS riêng. Trong AIS ở Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C đã và đang sử dụng hai phần mềm: một phần mềm kế toán phục vụ cho công việc kế toán, và một phần mềm khác cho bộ phận bán hàng – dịch vụ. Chính vì hai phần mềm độc lập nên số liệu không có sự liên kết, dẫn đến chồng chéo công việc, tốn thời gian, nhân lực, vật lực, khó đối chiếu và dễ gian lận, sai sót. Công ty cấp thiết cần có các thay đổi trong AIS để thông tin cung cấp được thuận tiện, nhanh chóng, dễ hiểu, đầy đủ và kịp thời. Thông tin cung cấp phải hữu ích cho ra quyết định của nhà quản trị. Do những lợi ích mà AIS đem lại cùng với thực trạng AIS của công ty, tác giả thực hiện luận văn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C”. 1.2. Tổng quan các công trình nghiên cứu Trên thế giới đã có nhiều nghiên cứu liên quan đến AIS trong doanh nghiệp. Mohamed H. Abdelazim (2005) với luận án “The role of Accounting Information in organizations’ Strategic management”. Luận án khẳng định: trong hai thập kỷ qua, đã có những thay đổi đáng kể trong môi trường kinh doanh do việc sử dụng các công nghệ thông tin, phương tiện truyền thông hiện đại và toàn cầu hóa thị trường. Do những thay đổi, sự cạnh tranh gia tăng và mỗi tổ chức bắt đầu tìm kiếm việc sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực để chiếm lĩnh thị trường hoặc ít nhất là để giữ thị phần. Để quản lý các tổ chức trong môi trường phức tạp như vậy, các nhà quản lý cần rất nhiều thông tin. Điều này thúc đẩy các nỗ lực nghiên cứu để cải thiện hệ thống kế toán và thông tin kế toán đáp ứng được yêu cầu quản lý mới. Như vậy, luận án đã đi sâu vào
14. 13 phân tích vai trò kết hợp các nguồn lực trong quản trị kinh doanh của AIS. Tuy nhiên, các vai trò khác của AIS chưa được để cập tới hoặc đề cập còn hạn chế. ZSUZSANNA TÓTH (2012) với bài viết “The Current Role of accounting information systems”. Tác giả khẳng định: AIS là khung của các hoạt động kế toán trong thực tiễn. AIS có vai trò rất quan trọng trong sự ra quyết định của nhà quản lý, giúp nhà quản lý xây dựng hệ thống quản trị chi phí và báo cáo kiểm soát. Sự phát triển của tin học làm tăng khả năng cung cấp thông tin của AIS. Như một hệ quả của tự động hóa, phần mềm kế toán ra đời làm công tác kế toán xử lý dễ dàng hơn, nhanh hơn và đáp ứng được nhu cầu thông tin của nhà quản lý. Tuy nhiên, để đáp ứng được yêu cầu quản trị ở mức cao hơn, hệ thống phần mềm quản trị ERP ra đời, cung cấp một hệ thống cơ sở dữ liệu về thông tin rộng hơn cho kế toán, các nhà kiểm soát và nhà quản lý. Bài viết đã phân tích về vai trò của AIS đối với ra quyết định của nhà quản trị; vai trò của tin học trong sự phát triển của AIS. Tuy nhiên, còn rất nhiều vai trò khác của AIS mà bài viết chưa đề cập cũng như chưa có ví dụ thực tiễn để chứng minh cho luận điểm. António Trigo, Fernando Belfo, Raquel Pérez Estébanez (2014) với báo cáo khoa học “Accounting Information Systems: The Challenge of the Real- Time Reporting” đã khẳng định sự thành công của AIS là phụ thuộc vào công nghệ. Ứng dụng khoa học công nghệ trong AIS đã giải quyết được thách thức về thời gian lập báo cáo kế toán. Trong một doanh nghiệp, các báo cáo kế toán tức thời cung cấp thông tin đầy đủ và nhanh chóng tình trạng của doanh nghiệp, cho phép nhà quản trị xác định phương hướng và ra quyết định hành động phải làm trong từng thời điểm tốt hơn. Với khả năng tính toán và lưu trữ lớn, cho phép việc lập báo cáo nhanh, góp phần tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Như vậy, phạm vi của bài viết khá hẹp, đi sâu phân tích vai trò của AIS với sự ứng dụng của công nghệ để lập các báo cáo kế toán nhanh, báo cáo tức thời, phục vụ cho nhu cầu quản trị.
15. 14 Nzomo, Samuel (2013) với luận án: “Impact of accounting information systems on organizational effectiveness of automobile companies in Kenya”. Tác giả đo tính hiệu quả của AIS dựa vào các tiêu chí khác nhau, bao gồm cả chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin, chất lượng dịch vụ, sự hài lòng của người sử dụng và lợi ích đem lại của AIS. Những phát hiện của nghiên cứu chỉ ra rằng AIS sử dụng trong ngành công nghiệp ô tô ở Kenya là những hệ thống chất lượng. AIS ở mỗi doanh nghiệp có các đặc điểm khác nhau, nhưng nhìn chung chúng đều mang đặc điểm: dễ sử dụng, hệ thống linh hoạt, độ tin cậy cao, dễ học, linh hoạt, và thời gian đáp ứng nhanh. Những phát hiện thêm cho thấy chất lượng của thông tin được đảm bảo, rõ ràng, chính xác và kịp thời. Nghiên cứu cho thấy AIS đóng góp vào sự thành công của các cá nhân, các nhóm, các tổ chức, các ngành công nghiệp, và các quốc gia. Lợi ích của AIS bao gồm cải thiện việc ra quyết định, cải thiện năng suất, tăng doanh thu, giảm chi phí, tăng lợi nhuận, hiệu quả thị trường tốt, tạo việc làm và phát triển kinh tế. Nghiên cứu cũng chỉ ra những thách thức phải đối mặt khi sử dụng AIS đó là thiếu đào tạo thích hợp và thiếu hệ thống tài liệu thích hợp. Hơn nữa, kết quả cho thấy một doanh nghiệp đông nhân viên là một thách thức lớn của việc sử dụng AIS. Khi doanh nghiệp có số lượng nhân viên cao, số lượng nhân viên không được đào tạo về AIS cao hơn. Bên cạnh đó, số lượng nhân viên cũng làm gia tăng gánh nặng về tài chính khi trang bị các thiết bị sử dụng trong AIS và từ đó rủi ro về sự lỗi thời của công nghệ cũng cao hơn. Những phát hiện của nghiên cứu này chỉ ra rằng AIS có ảnh hưởng quan trọng đến hiệu quả của các quyết định quản lý và hiệu quả tổ chức kiểm soát trong doanh nghiệp. Các kết quả này phù hợp với đánh giá thực nghiệm trong đó chỉ ra rằng có tồn tại một mối quan hệ giữa AIS và hiệu quả trong tổ chức doanh nghiệp. Luận án đã chứng minh các vai trò của AIS với doanh nghiệp bằng các con số thống kê dựa trên bảng hỏi tác giả xây dựng. Vì vậy, luận án có hạn chế là mang tính chủ quan nhiều.
16. 15 Leslie W.Weisenfeld và Larry N. Killough (1998) với luận án “ One company’s experience with Acounting Information Systerm changes- An analysis of managers’ satisfaction” đã chứng minh sự thay đổi AIS đã tác động như thế nào tới một công ty. Khác các luận án khác, tác giả thường phân tích thực trạng và đề ra giải pháp sau đó không có các đánh giá về hiệu quả biện pháp mình đưa ra. Leslie và Larry đã sử dụng các bảng hỏi cho công ty khi chưa có sự thay đổi của AIS, khi đang thay đổi AIS và một năm sau khi thay đổi AIS để so sánh phản ứng của các nhà quản lý đối với sự thay đổi của AIS. Các nhà quản lý đều cho biết họ hài lòng hơn với bộ phận kế toán và các dữ liệu được cung cấp. Đặc biệt, AIS mới đã giải quyết được thách thức số liệu thời gian thực (ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số liệu đã được lên báo cáo). Các nhà quản lý có thể truy cập vào hệ thống và có được báo cáo vào bất kỳ thời điểm nào thay vì cuối tháng mới nhận được báo cáo như trước đây. Tác giả đã chỉ ra khi áp dụng AIS cũ, tiền thưởng của nhân viên trong công ty không dựa vào kết quả lao động của từng người mà được đánh giá trên kết quả kinh doanh của cả bộ phận, cả tập thể. Vì vậy, mặc dù có những nhân viên hoàn thành công việc rất xuất sắc nhưng mức thưởng không có sự phân biệt với những người khác. Khi áp dụng sự thay đổi của AIS mới, hiệu quả lao động của từng người được đánh giá một cách chính xác và dễ dàng. Từ đó, chế độ tiền thưởng của công ty thay đổi, người lao động được nhận mức thưởng xứng đáng với công sức họ bỏ ra. Như vậy AIS mới đã đem lại sự công bằng cho người lao động, tạo động lực nâng cao năng suất sản xuất. Bên cạnh đó, AIS mới có thể cung cấp báo cáo lợi nhuận theo bộ phận nên tạo động lực cho các bộ phận kiểm soát chi phí, tăng lợi nhuận bộ phận. Vai trò của AIS đã được khẳng định. Tuy nhiên, số lượng nghiên cứu về đề tài này ở Việt Nam không nhiều. Hồ Mỹ Hạnh (2014) với luận án “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp may Việt Nam”. Luận án trên cơ sở lý
17. 16 thuyết về hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp, luận án khẳng định sự tồn tại mối quan hệ giữa AIS quản trị chi phí và hiệu quả quản trị doanh nghiệp. Luận án đã chứng minh rằng mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp và nhu cầu thông tin kế toán quản trị chi phí từ phía nhà quản trị doanh nghiệp là nhân tố quan trọng nhất trong việc thiết lập AIS quản trị chi phí. Luận án đã đưa ra các giải pháp trong tổ chức thông tin kế toán để tăng cao hiệu suất quản trị chi phí ở những doanh nghiệp dệt may. Các giải pháp thuộc ba nhóm: tổ chức hệ thống thông tin dự toán chi phí, tổ chức hệ thống thông tin chi phí thực hiện và tổ chức hệ thống thông tin kiểm soát chi phí – ra quyết định. Nguyễn Hữu Đồng (2012) với luận án “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các trường đại học công lập Việt Nam”. Luận án đề xuất mô hình mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành AIS trong các đơn vị sự nghiệp có thu, theo đó việc xử lí các nghiệp vụ phát sinh trong các đơn vị sự nghiệp có thu tuân thủ bốn quá trình kế toán cơ bản: kế toán nguồn thu, kế toán các khoản chi, kế toán quá trình sản xuất và cung ứng dịch vụ, kế toán vốn đầu tư. Nguyễn Đăng Huy (2011) đã bảo vệ luận án đề tài: “Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam”. Trên cơ sở hệ thống hóa những vấn đề chung về kế toán doanh nghiệp, tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp; luận án đưa ra các khái niệm và ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp, khẳng định chính công nghệ thông tin giúp làm giảm nhẹ lao động thủ công trong kế toán, đặc biệt đảm bảo số liệu của kế toán được cập nhật kịp thời, khách quan và làm cơ sở phân tích lựa chọn thông tin chính xác cho các quyết định kinh tế phù hợp. Như vậy, các nghiên cứu của các học giả trên thế giới đều chỉ ra tầm quan trọng của AIS trong quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, ở Việt Nam, lý luận và các đề tài nghiên cứu về AIS còn rất hạn chế. AIS chính là cái khung của doanh
18. 17 nghiệp, nó định hướng mọi hoạt động trong đơn vị và cung cấp thông tin là yếu tố cơ bản của tất cả các quyết định quản lý. Hầu hết các vấn đề tiêu cực trong nội tại doanh nghiệp đều phát sinh do AIS của doanh nghiệp không tốt. Một doanh nghiệp muốn phát triển và mở rộng quy mô phải có AIS khoa học nếu không sẽ mất kiểm soát, đây là vấn đề cực kỳ nghiêm trọng. Do đó, AIS cần được mở rộng nghiên cứu để đáp ứng cho nhu cầu phát triển của nền kinh tế. Mặt khác, AIS ở Công ty D&C đang dần lộ rõ nhiều hạn chế do sự phát triển nhanh chóng của công ty. AIS của Công ty D&C đòi hỏi cần có sự thay đổi để tạo điều kiện cho những phát triển sau này. Hơn nữa, Việt Nam chưa có một nghiên cứu nào về AIS ở các đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực ô tô trong nước. Đây là loại hình kinh doanh thương mại có rất nhiều đặc thù khác với các đơn vị kinh doanh thông thường. Quy trình bán hàng đòi hỏi cần có sự kiểm soát chặt chẽ và hoạt động trong quy trình cũng có nhiều sự khác biệt. Xuất phát từ sự cấp thiết của thực trạng đơn vị, từ sự thiếu vắng nghiên cứu trong tổng quan, tác giả chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C” để khỏa lấp khoảng trống nghiên cứu này và đưa ra các đề xuất để hoàn thiện AIS của Công ty. 1.3. Mục tiêu nghiên cứu Luận văn hướng tới các mục tiêu: Luận văn khái quát các nội dung cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Luận văn đánh giá thực trạng AIS tại Công ty D&C qua đó phát hiện ra những điểm mạnh, điểm yếu của AIS tại Công ty.
19. 18 Đề xuất các giải pháp hoàn thiện AIS tại Công ty D&C nhằm đáp ứng được nhu cầu thông tin kịp thời, nhanh chóng, chính xác cho kế toán, giúp cho quản trị tài chính được minh bạch và hiệu quả. 1.4. Câu hỏi nghiên cứu Để đạt được mục tiêu nghiên cứu của luận văn, luận văn cần phân tích các vấn đề liên quan tới hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C nhằm trả lời các câu hỏi: 1-Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp bao gồm những nội dung cơ bản gì? 2-AIS được áp dụng vào Công ty D&C như thế nào, những điểm mạnh, điểm yếu tại đơn vị? 3-Các giải pháp gì cần áp dụng để hoàn thiện AIS tại Công ty D&C? 1.5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Công ty D&C là đại lý phân phối chính thức của Công ty Honda Việt Nam, kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, có mặt hàng kinh doanh chính là ô tô, phụ tùng ô tô và các dịch vụ đi kèm như sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành xe. Giá trị mặt hàng lớn, quy trình dịch vụ đặc thù cùng với điểm khác biệt của đại lý ô tô trong nước khiến cho chu trình chi tiêu và bán hàng của công ty có nhiều điểm khác biệt. Xuất phát từ nguyên nhân trên, luận văn xác định đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu sau: • Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin kế toán (AIS) trong doanh nghiệp. • Phạm vi nghiên cứu: luận văn được thực hiện tại Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C.
20. 19 Các công cụ kỹ thuật sử dụng trong AIS gồm: sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ. Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian nghiên cứu, người viết chỉ sử dụng lưu đồ chứng từ để mô tả AIS tại Công ty D&C. • Thời gian nghiên cứu: hệ thống thông tin kế toán trong Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C năm 2014-2015. 1.6. Phương pháp nghiên cứu • Dữ liệu và nguồn dữ liệu: Luận văn sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp. Nguồn dữ liệu thứ cấp là các lý luận chung về AIS. Nguồn dữ liệu sơ cấp là các quy trình hiện đang áp dụng tại Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C như các quy định; các chứng từ; trình tự công việc, trình tự luân chuyển chứng từ và trình tự báo cáo. • Phương pháp thu thập dữ liệu: Tác giả tìm kiếm các cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong nước và quốc tế qua sách, thư viện, internet. Tìm kiếm các văn bản quy định về phân công nhiệm vụ, công việc; các mẫu văn bản; các quy định về trình tự công việc; các quy định về báo cáo; các quy định liên quan tới AIS của các phòng ban trong Công ty D&C. Tác giả gặp trực tiếp phỏng vấn một số nhân viên trong công ty; các giám đốc- trưởng các bộ phận, nhân viên kế toán; kế toán trưởng và các lãnh đạo cấp cao Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C. Nội dung phỏng vấn xoay quanh việc đề nghị mô tả và đánh giá AIS tại bộ phận mình theo các chu trình kinh doanh. Tác giả đã tiến hành phỏng vấn tổng giám đốc, bốn giám đốc bộ phận, kế toán trưởng, năm nhân viên kế toán, bốn trưởng phòng, năm tổ trưởng, năm nhân viên phòng kinh doanh và năm nhân viên phòng dịch vụ, phụ tùng.
21. 20 • Phương pháp xử lý dữ liệu: Phương pháp xử lý dữ liệu chủ yếu là phương pháp so sánh lý thuyết và thực tế, từ đó khái quát và kết luận vấn đề. • Phương pháp trình bày kết quả nghiên cứu: Tác giả hệ thống hóa các quy định, cách thức tổ chức, trình tự thực hiện trong AIS tại Công ty D&C bằng lời văn, diễn giải và thông qua các bảng biểu, lưu đồ. 1.7. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài Luận văn có đóng góp cả về tính lý luận và tính thực tiễn. Về mặt lý luận, luận văn đã xây dựng những lý thuyết cần thiết khi muốn xây dựng và hoàn thiện AIS cho các nhà quản trị. Về mặt thực tiễn, luận văn đã hệ thống hóa và hình ảnh hóa các quy định rời rạc đang áp dụng ở các chu trình chi tiêu, chu trình bán hàng tại Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C. Luận văn đã sử dụng công cụ kỹ thuật của AIS như lưu đồ chứng từ để hình ảnh hóa các chu trình, giúp người đọc dễ hiểu và dễ nhớ. Với lưu đồ chứng từ này, nhân viên tại Công ty D&C thực hiện các quy định một cách thuận lợi hơn, giảm được các sai sót và thời gian thực hiện, tăng năng suất lao động, tăng tiến mối quan hệ giữa nhân viên và lãnh đạo. Cũng từ lưu đồ, nhà quản lý dễ dàng nhận ra các lỗ hổng trong quy trình, giúp ngăn ngừa các gian lận và tìm ra các nguyên nhân của những vấn đề đang tồn tại trong hoạt động, tăng khả năng kiểm soát của nhà quản lý. Hơn thế nữa, luận văn đã đưa ra phương án để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty D&C và đưa vào áp dụng. Hiệu quả của phương án bước đầu thu được nhiều đánh giá tốt từ ban lãnh đạo của doanh nghiệp, cũng như của nhân viên, đặc biệt là nhân viên phòng kế toán. Như vậy, đề tài nghiên cứu của luận văn rất cần thiết trong môi trường thiếu vắng lý luận ở Việt Nam như hiện nay và sự cấp thiết của thực trạng Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C.
22. 21 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH THƯƠNG MẠI 2.1. Khái quát chung về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp 2.1.1. Các khái niệm Một số khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin kế toán: Hệ thống: Hệ thống là tập hợp các thành phần có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp cận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức. Để cấu thành lên hệ thống có ba thành phần cơ bản: Các yếu tố đầu vào; Xử lý, chế biến và Các yếu tố đầu ra. Hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là tập hợp các nguồn lực và phương thức để thu thập, xử lý và truyền tải thông tin trong một tổ chức. Hệ thống thông tin kế toán (AIS): AIS là hệ thống thông tin thu thập, ghi chép, bảo quản, xử lý và cung cấp dữ liệu , thông tin liên quan đến kế toán, tài chính, chu trình hoạt động của doanh nghiệp. AIS bao gồm sáu phần chính: con người, quy trình và hướng dẫn, dữ liệu, phần mềm, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và kiểm soát nội bộ. AIS có các chức năng như ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp; lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài; hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp; hoạch định và kiểm soát; thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ.
23. 22 Ta có thể hiểu thực chất của AIS là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được được AIS ghi nhận, phân tích, luân chuyển và lưu trữ. Khi người sử dụng thông tin có yêu cầu, AIS sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin. 2.1.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán với doanh nghiệp 2.1.2.1 Phân loại hệ thống thông tin kế toán theo chức năng Hệ thống thông tin kế toán (AIS) có thể phân loại theo nhiều hình thức. Nếu phân loại theo chức năng, AIS được phân loại thành: bộ phận thu thập thông tin; bộ phận kết xuất thông tin; bộ phận xử lý; bộ phận lưu trữ; bộ phận truyền nhận tin. AIS được phân loại theo mục tiêu là AIS tài chính và AIS quản trị. AIS tài chính cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài. Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành. AIS quản trị cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với doanh nghiệp. 2.1.2.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán theo phương thức xử lý: AIS phân loại theo phương thức xử lý thủ công hoặc trên nền máy tính. AIS thủ công là hệ thống mà trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con người, cùng với các công cụ tính toán, con người thực hiện toàn bộ các công việc kế toán. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng… AIS dựa trên nền máy tính là hệ thống mà nguồn lực bao gồm con người và máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kế toán dưới
24. 23 sự điều khiển, kiểm soát của con người. Con người có nhiệm vụ nhập các dữ liệu mà hệ thống máy tính không tự động thu thập được. Sau đó, máy tính sẽ phân tích nghiệp vụ, luân chuyển thông tin, lập báo cáo và lưu trữ. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép và lưu trữ dưới hình thức các tập tin. AIS bán thủ công: đây là hình thức kết hợp giữa AIS thủ công và AIS dựa trên nền máy tính. 2.1.3 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán (AIS) có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Với một AIS được thiết kế tốt cho phép doanh nghiệp hoạt động một cách trơn chu. Với một AIS thiết kế kém sẽ cản trở hoạt động của doanh nghiệp. Khi một doanh nghiệp đang gặp khó khăn, các dữ liệu trong AIS có thể được sử dụng để phát hiện ra nguyên nhân của những vấn đề đang tồn tại, từ đó có các định hướng và quyết định trong quản trị doanh nghiệp. Bên cạnh đó, AIS có thể tự động hóa xử lý số lượng lớn dữ liệu, chia sẻ dữ liệu, thông tin trong phạm vi doanh nghiệp và cung cấp, truy vấn thông tin trực tuyến một cách nhanh chóng, tự động lập các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị. Từ các tác dụng đó, AIS tác động vào hiệu quả quyết định của nhà quản lý, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, giảm thiểu các gian lận và tăng cường khả năng kiểm soát của nhà quản lý. AIS có thể tích hợp những quy trình kinh doanh, sản xuất chính trong đơn vị, từ đó kết hợp được các nguồn lực trong doanh nghiệp, góp phần tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, một hệ AIS khoa học giúp mọi người thực hiện các quy định các quy trình được thuận lợi, công việc được thực hiện nhanh chóng, tránh những rắc rối, phức tạp, chồng chéo trong quy trình, từ đó tạo điều kiện thuận
25. 24 lợi trong vấn đề quản lý nhân sự, tăng sự hài lòng của nhân viên và tăng năng suất lao động. Một vai trò rất lớn nữa là AIS cung cấp các báo cáo kế toán tức thời, giúp nhà quản trị xây dựng hệ thống quản trị doanh thu, chi phí, lợi nhuận và hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp. Như vậy, trong quản trị kinh doanh, AIS có vai trò đặc biệt quan trọng. 2.1.4 Sự phát triển hệ thống thông tin kế toán Phát triển hệ thống thông tin kế toán (AIS) nhằm mục tiêu hướng tới sự hoàn hảo. AIS phải cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đáng tin cậy; thời gian phát triển hợp lý; thỏa mãn nhu cầu thông tin của doanh nghiệp. Người dùng phải hài lòng kể cả nhân viên kế toán. Bên cạnh đó, phát triển AIS còn phải đạt mục tiêu chi phí bỏ ra tương xứng với hiệu quả mang lại. Trong tương lai, AIS sẽ không đơn thuần là hệ thống thông tin xử lý nghiệp vụ. Bên cạnh các dữ liệu tài chính, AIS còn thu thập thêm các dữ liệu phi tài chính. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán ngày càng phổ biến. Và AIS kết hợp với các hệ thống chức năng khác trong hệ thống thông tin quản lý để kiện toàn hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp, phục vụ mục đích quản lý toàn diện toàn doanh nghiệp. Ngoài ra, AIS giúp đối phó đươc nhiều rủi ro tiềm tàng có khả năng phát sinh trong các quy trình của doanh nghiệp. 2.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin kế toán Trong điều kiện nền kinh tế thị trường như hiện nay ta càng thấy rõ được vai trò quan trọng của tổ chức hệ thống thông tin kế toán (AIS). Để thực hiện tốt vai trò của mình, tổ chức AIS phải tuân thủ ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc kiểm soát, nguyên tắc phù hợp, và nguyên tắc tiết kiệm- hiệu quả.
26. 25 (Nguồn: http://www.myaccountingcourse.com/accounting-dictionary) Thứ nhất, nguyên tắc kiểm soát: theo nguyên tắc này, hệ thống thông tin kế toán phải đảm bảo tính kiểm soát được. Các thủ tục và quy trình của AIS phải giúp các nhà quản lý theo dõi và điều khiển các hoạt động trong doanh nghiệp. Mục đích của nguyên tắc này là để đảm bảo hệ thống kế toán đang làm việc đúng và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận một cách chính xác. Rõ ràng, các nhà quản lý không thể giám sát tất cả các nhân viên và sai sót cũng như gian lận có thể xảy ra. AIS giúp nâng cao tính năng kiểm soát nội bộ để đảm bảo các lỗi trong kế toán được giảm thiểu, tài sản của công ty được bảo vệ và nhân viên không thể gian lận. AIS được xây dựng tuân thủ theo nguyên tắc kiểm soát sẽ giúp các nhà quản lý không cần phải giám sát hoạt động mỗi nhân viên và tập trung vào việc quản lý các hoạt động kinh doanh. Thứ hai, nguyên tắc phù hợp: theo nguyên tắc này, xây dựng AIS phải cung cấp thông tin hữu ích, dễ hiểu, kịp thời và cần thiết cho việc ra quyết định. Nếu không có sự phù hợp, thông tin không thể sử dụng và không thể tạo ra sự khác biệt trong các quyết định của nhà quản trị. Cũng theo nguyên tắc này, khi thiết kế AIS phải hài hòa với các yếu tố tổ chức và nhân lực của doanh nghiệp. Nó phải phù hợp với các đặc điểm đặc thù của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp là một tổ chức độc lập với những đặc điểm và điều kiện riêng về mô hình tổ chức, về phương thức kinh doanh, mô hình quản lý… Khi xây dựng AIS phải chú ý đến đặc điểm, điều kiện riêng của doanh nghiệp, không áp dụng một cách rập khuôn, máy móc cùng một AIS cho tất cả các đơn vị mà phải triển khai tổ chức AIS phù hợp với từng điều kiện cụ thể. Xây dựng AIS phải phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, với trình độ chuyên môn, trình độ trang bị công nghệ. Phải đảm bảo tính hiệu quả của AIS và phát huy đầy đủ vai trò của AIS trong quản lý doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nguyên tắc này còn được hiểu rằng một AIS nên được xây dựng thích ứng với những thay đổi có khả năng phát sinh trong tương lai gần của doanh nghiệp. Theo thời gian, khi quy mô của doanh
27. 26 nghiệp mở rộng, khối lượng giao dịch tăng lên, các yêu cầu kiểm soát mới phát sinh…, AIS vẫn phải đáp ứng được những thay đổi này. Thứ ba, nguyên tắc tiết kiệm- hiệu quả: khi xây dựng AIS phải đảm bảo tính hiệu quả, lợi ích thu được phải lớn hơn chi phí của nó. Chi phí đó có thể là hữu hình hoặc vô hình. Trong điều kiện cạnh tranh như hiện nay, mọi hoạt động đều phải tiết kiệm, thiết thực và hiệu quả, có nghĩa là tổ chức một cách khoa học, hợp lý sao cho kết quả của AIS là tạo ra các thông tin hữu dụng mà chi phí bỏ ra là thấp nhất. AIS phải được xây dựng phù hợp với quy mô của doanh nghiệp trong một thời gian tương đối. Trên đây là những nguyên tắc cơ bản khi xây dựng AIS. Trong quá trình triển khai tổ chức AIS, các doanh nghiệp phải tuân thủ và thực hiện một cách đầy đủ các nguyên tắc này nhằm tổ chức AIS khoa học, hợp lý và hiệu quả nhất. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng điều kiện cụ thể, các doanh nghiệp còn phải tuân theo những nguyên tắc cũng như dựa vào những căn cứ cụ thể trong từng nội dung tổ chức để đảm bảo tính khoa học của tất cả các nội dung trong tổ chức AIS. 2.3 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại 2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán Ở mỗi đơn vị được thành lập và đi vào sản xuất kinh doanh, có tư cách pháp nhân đầy đủ đều phải tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính, thống kê ở đơn vị. Theo đó, mỗi đơn vị phải tự xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị. Tổ chức bộ máy kế toán là tổ chức liên kết nhưng kế toán viên có trình độ chuyên môn thích hợp để thực hiện được toàn bộ công tác kế toán tài chính, thống kê ở đơn vị. Để có thể xây dựng được mô hình bộ máy kế toán ở đơn vị được khoa học và hợp lý cần dựa vào lĩnh vực hoạt động, đặc điểm quy trình hoạt động, mức độ
28. 27 phân cấp quản lý kinh tế tài chính ở đơn vị và khả năng, trình độ các kế toán viên, dựa vào trình độ trang bị và khả năng sự dụng các phương tiện tính toán ở đơn vị. Tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị khoa học và hợp lý chẳng những đảm bảo được chất lượng của công tác kế toán, tài chính thống kê ở đơn vị mà còn tiết kiệm được chi phí hạch toán, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị. Hiện nay, tổ chức bộ máy kế toán có ba hình thức phổ biến sau đây: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán; Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. 2.3.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo các chu trình kinh doanh 2.3.2.1. Chu trình chi tiêu Chu trình chi tiêu hay còn gọi là chu trình chi phí. Trong chu trình này có các bước chính như: lập đơn đặt hàng gửi tới nhà cung cấp; nhận hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp; xác nhận nghĩa vụ thanh toán và cuối cùng là thanh toán cho người bán. Các chứng từ thường sử dụng trong chu trình chi tiêu như: Phiếu yêu cầu mua hàng hóa/ Đề nghị mua hàng: đây là chứng từ được lập bởi bộ phận trong doanh nghiệp có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ. Các thông tin cơ bản cần có như: Tên chứng từ, ngày tháng, số chứng từ, mục đích yêu cầu, mã hàng, tên hàng, quy cách, số lượng, yêu cầu thời gian nhận hàng…. Đề nghị mua hàng sau khi được xét duyệt của các cấp có thẩm quyền sẽ được chuyển tới bộ phận mua hàng.
29. 28 Đơn đặt hàng: căn cứ trên đề nghị mua hàng, bộ phận chịu trách nhiệm mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng. Trên đơn đặt hàng cần có các thông tin cơ bản như: Tên chứng từ, ngày và số chứng từ, thông tin khách hàng, thông tin về hàng hóa/dịch vụ yêu cầu: mã số hàng hóa, tên hàng hóa, quy cách, số lượng, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng và các thông tin khác liên quan. Hợp đồng kinh tế: với các đơn hàng lớn, nhân viên kinh doanh lập hợp đồng kinh tế. Trên hợp đồng ghi rõ thông tin người mua- người bán, thông tin về mặt hàng/ dịch vụ: mã hàng, tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá, giá trị, thông tin về giao hàng: thời gian, địa điểm giao hàng; thông tin về trách nhiệm của bên mua, bên bán; thỏa thuận về bảo hành, trả lại hàng; thỏa thuận về giải quyết tranh chấp….. Phiếu nhập kho/ Thẻ kho: căn cứ hàng hóa thực nhập vào kho và hóa đơn từ nhà cung cấp, kế toán kho lập phiếu nhập kho. Các thông tin cơ bản trên Phiếu nhập kho như: Tên chứng từ, ngày, số chứng từ, mã hàng, tên hàng, quy cách, số lượng và giá trị hàng nhập kho. Trên phiếu nhập kho có xác nhận số lượng thực nhập của thủ kho. Đề nghị thanh toán: căn cứ đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu xuất kho của nhà cung cấp (nếu có) và phiếu nhập kho, bộ phận mua hàng lập đề nghị thanh toán. Trên đề nghị thanh toán cần có các thông tin: Tên chứng từ, số, ngày chứng từ, lý do đề nghị, mã hàng, tên hàng, giá trị đề nghị thanh toán và thông tin về người được nhận tiền. Phiếu đề nghị thanh toán sau khi được phê duyệt của các cấp có thẩm quyền được chuyển cho bộ phận kế toán để làm chứng từ chi. Phiếu chi/ Ủy nhiệm chi/ Séc: đây là chứng từ yêu cầu thủ quỹ chi tiền/ ngân hàng chuyển tiền cho người nhận. Trên Phiếu chi/ ủy nhiệm chi/ séc cần có các thông tin: tên chứng từ, số, ngày chứng từ; tên, địa chỉ của khách hàng/
30. 29 tên khách hàng, thông tin ngân hàng thụ thưởng; nội dung thanh toán, số tiền thanh toán… Phiếu xuất kho trả lại nhà cung cấp: phiếu này sử dụng khi hàng đã nhập kho nhưng trả lại hàng và được nhà cung cấp chấp nhận. Các thông tin trên phiếu xuất kho giống phiếu nhập kho. Sổ kế toán là các sổ chi tiết tài khoản thường sử dụng trong chu trình chi tiêu như: sổ chi tiết tài khoản chi phí (TK 641; TK 642; TK 621; TK 622; TK 627); tài khoản thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (TK 133); Tài khoản hàng hóa (TK 156); Tài khoản hàng mua đang đi đường (TK 151); tài khoản phải trả khách hàng (TK 331); tài khoản chi phí phải trả (TK 335); tài khoản tiền mặt (TK 111); Tài khoản tiền gửi ngân hàng (TK 112)… Báo cáo kế toán sử dụng trong chu trình chi tiêu được phân thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt động xử lý của chu trình; thông tin liên quan tới việc xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ thể trong chu trình và thông tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục vụ các quyết định điều hành hoạt động. Đây có thể là báo cáo dưới dạng liệt kê các nghiệp vụ như: Bảng kê hóa đơn mua hàng; Bảng kê phiếu nhập kho; Bảng kê chi tiền…. Hoặc báo cáo dưới dạng kiểm soát như: Báo cáo tổng hợp chi phí; Báo cáo tổng hợp phiếu nhập kho… Hay như báo cáo đặc biệt: Báo cáo công nợ phải trả; Báo cáo công nợ khách hàng theo mã khách hàng; Báo cáo nhập kho của một mã khách hàng; Báo cáo nhập kho của một mã hàng hóa….. Trong chu trình chi tiêu thường phát sinh các nghiệp vụ như: Mua hàng hóa, dịch vụ không qua kho, Mua hàng hóa nhập kho, mua hàng trả tiền ngay; Mua chịu; Thanh toán công nợ phải trả; Trả lại hàng.
31. 30 Với quy trình chi tiêu mua hàng hóa nhập kho và cần có duyệt báo giá trước khi ký kết hợp đồng, chu trình mua hàng được khái quát qua lưu đồ chứng từ sau: (1) Bộ phận có nhu cầu mua hàng hóa lập yêu cầu mua hàng (một liên), gửi tới bộ phận chịu trách nhiệm mua hàng trong đơn vị. (2) Bộ phận mua hàng sau khi nhận được yêu cầu mua hàng, có ký duyệt của cấp có thẩm quyền sẽ tìm kiếm nhà cung cấp, gửi yêu cầu báo giá (một liên) cho nhà cung cấp. Hình 2.1: Lưu đồ chứng từ chu trình chi tiêu- mua hàng hóa nhập kho
32. 31 (3)Nhà cung cấp sau khi nhận được yêu cầu báo giá của khách hàng, lập báo giá một liên và gửi tới khách hàng. (4)Nếu chấp nhận báo giá của nhà cung cấp, bộ phận mua hàng lập đơn hàng mua (một liên), xin phê duyêt của cấp có thẩm quyền và gửi đơn đặt hàng một liên đến nhà cung cấp. (5)Nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng sẽ làm hợp đồng (ba liên), tiến hành giao hàng cùng với phiếu giao hàng và xuất hóa đơn cho khách hàng. (6)Bộ phận mua hàng sau khi nhận được hàng mua cùng với giấy tờ liên quan: Phiếu giao hàng một liên, Hợp đồng ba liên, Hóa đơn một liên… sẽ tiến hành kiểm tra hàng, sau đó sẽ giao hàng cho bộ phận yêu cầu hoặc chuyển hàng vào nhập kho. Ở bộ phận kho, sau khi nhận được hàng cùng với phiếu giao hàng của nhà cung cấp, nhân viên kho sẽ lập phiếu nhập kho (hai liên), trên phiếu ghi số lượng thực nhập. Một liên phiếu nhập kho lưu tại kho, Phiếu nhập kho này sẽ được chuyển cho kế toán để ghi giá trị nhập kho. (7)Căn cứ vào yêu cầu mua hàng, phiếu giao hàng, hợp đồng, hóa đơn, bộ phận mua hàng làm đề nghị thanh toán. Sau khi đề nghị thanh toán được ký duyệt, bộ phận mua hàng chuyển đề nghị thanh toán, hóa đơn, hợp đồng sang kế toán để thanh toán cho nhà cung cấp. (8)Kế toán nhập kho và tiến hành thanh toán. Kế toán ghi sổ tài khoản hàng hóa (TK 156), tài khoản thuế giá trị gia tăng (TK 133), tài khoản phải trả cho người bán (TK 331) và lập phiếu chi (hai liên) nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc lập ủy nhiệm chi (ba liên), séc nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Các chứng từ này là căn cứ ghi sổ tài khoản tiền mặt (TK 111), tài khoản tiền gửi ngân hàng (TK 112). Phiếu chi được chuyển cho thủ quỹ để chi tiền. Ủy nhiệm chi được chuyển tới ngân hàng để ngân hàng chuyển tiền cho nhà cung cấp.
33. 32 Với quy trình chi tiêu mua dịch vụ như thanh toán tiền điện, nước sinh hoạt, cước điện thoại văn phòng… là những chi phí thường xuyên, hoạt động thanh toán được khái quát theo lưu đồ chứng từ sau: (1)Lập đề nghị thanh toán (một liên) kèm theo hóa đơn, chứng từ mua hàng trình giám đốc ký duyệt. (2)Kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt đề nghị thanh toán. Chuyển chứng từ sang kế toán để tiến hành thanh toán. (3)Kế toán thanh toán căn cứ đề nghị thanh toán đã được ký duyệt lập phiếu chi/ ủy nhiệm chi (ba liên). Đây là chứng từ để ghi sổ tài khoản chi phí (TK 641, 642, 622, 627), sổ cái tài khoản thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ (TK 133), sổ tài khoản tiền mặt (TK 111), sổ tài khoản tiền Hình 2.2: Lưu đồ chứng từ chu trình chi tiêu- mua dịch vụ
34. 33 gửi ngân hàng (TK 112). Phiếu chi/ ủy nhiệm chi chuyển sang bộ phận thủ quỹ để chi tiền hoặc mang đến ngân hàng để tiến hành chuyển tiền. 2.3.2.2. Chu trình bán hàng Chu trình bán hàng hay còn gọi là chu trình doanh thu. Chu trình bán hàng bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới việc tạo doanh thu và ghi nhận công nợ khách hàng. Các bước chính trong chu trình doanh thu gồm có: (1) nhận đơn đặt hàng của khách hàng; (2) Giao hàng, thực hiện dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán; (4) Nhận tiền thanh toán. Các chứng từ thường sử dụng trong chu trình bán hàng: Đơn đặt hàng của khách hàng: Đơn đặt hàng do người mua lập và gửi cho doanh nghiệp. Các thông tin cơ bản cần có như: Tên chứng từ, ngày và số chứng từ, thông tin khách hàng, thông tin về hàng hóa/dịch vụ yêu cầu: mã số hàng hóa, tên hàng hóa, quy cách, số lượng, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng và các thông tin khác liên quan. Lệnh bán hàng: do bộ phận lập lệnh bán trong doanh nghiệp lập, căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng. Lệnh bán hàng thường do nhân viên bán hàng, nhân viên kinh doanh trong doanh nghiệp lập. Trên lệnh bán hàng ngoài các thông tin đã đề cập tới trong đơn đặt hàng sẽ có đơn giá bán, thành tiền. Hợp đồng kinh tế: tương tự trong chu trình chi tiêu.
35. 34 Phiếu đóng gói hàng, phiếu xuất kho: Các chứng từ này do bộ phận kho và kế toán kho lập, dựa trên thực tế hàng xuất và lệnh bán hàng đã được phê duyệt. Phiếu vận chuyển, phiếu giao hàng: Bộ phận giao nhận hàng hóa sẽ lập các chứng từ này, gửi kèm với hàng hóa đi giao cho khách hàng. Sau khi đã nhận hàng, khách hàng ký vào chứng từ này là cơ sở xác nhận khách hàng đã nhận hàng, chấp nhận thanh toán. Hóa đơn vận chuyển: trong trường hợp thuê vận chuyển thì sẽ có hóa đơn vận chuyển của đơn vị vận chuyển. Hóa đơn bán hàng: hóa đơn được lập căn cứ trên đơn đặt hàng của khách hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng. Hóa đơn bán hàng xác lập quyền sở hữu hàng hóa đã chuyển giao cho người mua hoặc dịch vụ đã được thực hiện hoàn thành cho khách hàng. Đây cũng chính là chứng từ để ghi nhận doanh thu và xác định nghĩa vụ thuế doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước. Giấy đề nghị thanh toán: Đây là chứng từ người bán gửi cho người mua để yêu cầu người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Trên giấy báo thanh toán sẽ có thêm thông tin về thời hạn thanh toán. Phiếu thu; Giấy Báo Có; Séc thanh toán; Biên lai… : đây là chứng từ xác nhận việc khách hàng đã thanh toán cho doanh nghiệp. Báo cáo phải thu khách hàng: đây là báo cáo tổng hợp công nợ của khách hàng, đồng thời là căn cứ để xác lập các khoản nợ khó đòi. Phiếu nhập kho (hàng bán bị trả lại): trong trường hợp hàng đã giao cho khách hàng nhưng hàng hóa bị trả lại do lỗi hàng, sản phẩm không đúng quy cách…. hàng bị trả lại kho và kế toán, thủ kho lập phiếu nhập kho, ghi rõ hàng bán bị trả lại.
36. 35 Sổ kế toán và báo cáo kế toán thường sử dụng trong chu trình bán hàng, bao gồm: Sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng (TK 131); tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK 511); tài khoản doanh thu chưa thực hiện (TK 3387); tài khoản thuế và các khoản phải nộp nhà nước (TK 333); Tài khoản thành phẩm (TK 155); Tài khoản hàng hóa (TK 156); Tài khoản tiền mặt (TK 111); Tài khoản tiền gửi ngân hàng (TK 112)… Trong chu trình bán hàng, báo cáo kế toán được phân thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt động xử lý của chu trình; thông tin liên quan tới việc xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ thể trong chu trình và thông tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục vụ các quyết định điều hành hoạt động. Báo cáo dưới dạng liệt kê các nghiệp vụ: Bảng kê hóa đơn bán hàng; Bảng kê phiếu xuất kho; Bảng kê thu tiền…. Báo cáo dưới dạng kiểm soát: Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng; Báo cáo tổng hợp phiếu xuất kho… Báo cáo đặc biệt: Báo cáo công nợ khách hàng theo hạn thanh toán; Báo cáo công nợ khách hàng theo mã khách hàng; Báo cáo xuất kho của một mã khách hàng; Báo cáo lãi lỗ theo lệnh bán hàng… Các nghiệp vụ thường gặp trong chu trình bán hàng: Trong chu trình bán hàng thường phát sinh các nghiệp vụ như: Bán hàng thu tiền ngay; Bán chịu; Thu công nợ khách hàng; Hàng bán bị trả lại; Giảm giá hàng bán; Xóa nợ khó đòi. Với quy trình bán hàng thông thường, quá trình bán hàng được khái quát bằng sơ đồ chứng từ sau:
37. 36 (1)Khách hàng có nhu cầu mua hàng, lập đề nghị mua hàng (một liên) gửi đến bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp. (2)Căn cứ vào đề nghị mua hàng của khách hàng, nhân viên kinh doanh lập báo giá (một liên), gửi báo giá cho khách hàng. (3)Nếu chấp nhận báo giá, khách hàng lập đơn đặt hàng (một liên) và gửi cho nhà cung cấp. Hình 2.3: Lưu đồ chứng từ chu trình bán hàng
38. 37 (4)Sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên kinh doanh lập lệnh bán hàng thành ba liên, trình giám đốc ký duyệt. (5)Giám đốc ký duyệt lệnh bán hàng. Hai liên của lệnh bán hàng chuyển cho bộ phận kế toán, một liên nhân viên kinh doanh giữ suốt quá trình bán hàng. (6)Căn cứ lệnh bán hàng, kế toán lập phiếu xuất kho (ba liên) và xuất hóa đơn bán hàng ba liên. Đây là chứng từ làm căn cứ ghi sổ tài khoản hàng hóa (TK 156), tài khoản giá vốn (TK 632), tài khoản doanh thu (TK 511), tài khoản thuế và các khoản phải nộp nhà nước (TK 333), tài khoản phải thu khách hàng (TK 131). Một liên của phiếu xuất kho chuyển cho bộ phận kho hàng để xuất hàng. Một liên của phiếu xuất kho và liên hai của hóa đơn bán hàng chuyển tới khách hàng, lệnh bán hàng và các liên còn lại của hóa đơn, phiếu xuất kho lưu tại phòng kế toán. (7)Bộ phận kho căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất hàng, lập phiếu giao hàng (hai liên). Phiếu xuất kho lưu tại kho, phiếu giao hàng đi kèm hàng hóa chuyển tới khách hàng. (8)Khi nhận được các chứng từ bán hàng của nhà cung cấp: phiếu xuất kho, hóa đơn, khách hàng kiểm tra hàng thực nhận, đối chiếu với phiếu giao hàng và tiến hành thanh toán, lập chứng từ chi: phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi (ba liên). (9)Khi nhận được tiền, trường hợp người mua trả tiền mặt, kế toán bán hàng lập phiếu thu (ba liên), ghi sổ tài khoản tiền mặt (TK 111), tài khoản phải thu của khách hàng (TK 131). Trường hợp người mua trả tiền qua ngân hàng, khi nhận được báo Có của ngân hàng, kế toán bán hàng ghi sổ tài khoản tiền gửi ngân hàng (TK 112), tài khoản phải thu khách hàng (TK 131). (10) Kế toán chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để thu tiền. 2.3.2.3. Chu trình cung cấp dịch vụ
39. 38 Chu trình cung cấp dịch vụ khá giống với chu trình bán hàng ở khâu tiếp nhận yêu cầu, lập hợp đồng và thanh toán. Tuy nhiên, khác với chu trình bán hàng, chu trình cung cấp dịch vụ không bán hàng hóa mà chủ yếu là cung cấp sức lao động, trí tuệ, không có mặt hàng cụ thể nên không có kho hàng và không có hoạt động nhập xuất hàng, cũng như không phải quản lý hàng tồn kho. Các hoạt động cung cấp dịch vụ thường thấy như: dịch vụ bảo vệ, dịch vụ vệ sinh, dịch vụ giao hàng, dịch vụ thiết kế, dịch vụ gia công, dịch vụ du lịch… Các chứng từ thường sử dụng trong chu trình cung cấp dịch vụ như: Báo giá, hợp đồng kinh tế, Biên bản nghiệm thu, Biên bản thanh lý hợp đồng, Đề nghị thanh toán, phiếu thu…. Với hoạt động cung cấp dịch vụ ở công ty kinh doanh thương mại, chu trình cung cấp dịch vụ được khái quát bằng lưu đồ chứng từ sau:
40. 39 Hình 2.4: Lưu đồ chứng từ chu trình cung cấp dịch vụ (1/2)
41. 40 Hình 2.4: Lưu đồ chứng từ chu trình cung cấp dịch vụ (2/2)
42. 41 (1)Khách hàng có nhu cầu cung cấp dịch vụ lập yêu cầu báo giá (một liên), gửi cho bộ phận kinh doanh. (2)Bộ phận kinh doanh sau khi nhận được yêu cầu báo giá dịch vụ của khách hàng, lập báo giá (hai liên), một liên lưu, một liên chuyển cho khách hàng. (3)Khách hàng nhận được báo giá của nhà cung cấp, duyệt báo giá. Nếu đồng ý với báo giá dịch vụ thì ký đồng ý vào báo giá và chuyển lại nhà cung cấp. (4)Bộ phận kinh doanh lập hợp đồng thành ba liên, trình ký giám đốc. Báo giá đã có xác nhận của khách hàng lưu tại bộ phận. (5)Giám đốc ký hợp đồng và chuyển cho khách hàng. (6)Khách hàng sau khi nhận được hợp đồng và ký, một liên lưu, hai liên còn lại chuyển cho nhà cung cấp. Hai liên hợp đồng này khi bộ phận kinh doanh nhận được, một liên lưu, một liên chuyển cho kế toán để theo dõi. (7)Khách hàng căn cứ vào điều khoản thanh toán trên hợp đồng để tiến hành thanh toán. Thông thường, khách hàng sẽ ứng trước một phần hợp đồng. Khách hàng lập phiếu chi hoặc nhiệm chi thành ba liên để thanh toán. (8)Bộ phận kế toán căn cứ vào hợp đồng, thu tiền tạm ứng lần 1 của khách hàng. Nếu thu bằng tiền mặt thì lập phiếu thu thành ba liên. Nếu khách hàng chuyển khoản tới sẽ có Giấy Báo Có của ngân hàng. Phiếu thu/ Giấy báo có là chứng từ ghi sổ cái tài khoản tiền mặt/ tiền gửi ngân hàng (TK 111/ TK 112) và sổ cái tài khoản phải thu khách hàng (TK 131). Nếu thu bằng tiền mặt, một liên phiếu thu trả cho khách hàng, hai liên còn lại lưu tại phòng kế toán. Đồng thời, thông báo cho bộ phận kinh doanh biết tiến độ thanh toán của khách hàng. (9)Bộ phận kinh doanh thực hiện dịch vụ cho khách hàng. Sau khi hoàn thành công việc, lập biên bản nghiệm thu thành ba liên, ký và chuyển cho khách hàng.
43. 42 (10) Khách hàng kiểm tra dịch vụ và ký biên bản nghiệm thu công việc. Một liên của biên bản nghiệm thu khách hàng lưu, hai liên còn lại trả lại nhà cung cấp. (11) Bộ phận kinh doanh sau khi nhận lại hai liên biên bản nghiệm thu công việc, một liên chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi, một liên lưu, làm căn cứ lập Biên bản thanh lý hợp đồng ba liên, trình ký giám đốc. (12) Giám đốc căn cứ Biên bản nghiệm thu công việc, ký biên bản thanh lý hợp đồng, chuyển cho khách hàng. (13) Khách hàng sau khi nhận được Biên bản thanh lý hợp đồng, ký, một liên lưu, hai liên còn lại trả lại nhà cung cấp. Bộ phận kinh doanh khi nhận được, một liên lưu, một liên chuyển cho kế toán. (14) Bộ phận kế toán căn cứ vào hợp đồng, biên bản nghiệm thu công việc, Biên bản thanh lý hợp đồng, lập hóa đơn giá trị gia tăng thành ba liên, liên một và liên ba lưu, liên hai chuyển cho khách hàng. Hóa đơn là chứng từ làm căn cứ ghi sổ cái tài khoản doanh thu (TK 511), tài khoản thuế và các khoản phải nộp nhà nước (TK 333), tài khoản phải thu khách hàng (TK 131). (15) Khách hàng sau khi nhận được hóa đơn, tiến hành thanh toán nốt số tiền còn lại theo hợp đồng. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, khách hàng lập phiếu chi ba liên. Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, khách hàng lập ủy nhiệm chi. (16) Căn cứ vào hóa đơn và tình hình thanh toán của khách hàng, kế toán thu nốt số tiền khách hàng còn phải thanh toán. Nếu thu bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu thành ba liên, một liên phiếu thu trả lại khách hàng. Nếu thu bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán in và lưu giấy báo có. Phiếu thu/ giấy báo có là chứng từ làm căn cứ ghi sổ cái tài khoản tiền mặt (TK 111)/ tiền gửi ngân hàng (TK 112), tài khoản phải thu khách hàng (TK 131).
44. 43 Trên đây là các chu trình cơ bản của doanh nghiệp kinh doanh thương mại: chu trình chi tiêu, chu trình bán hàng, chu trình cung cấp dịch vụ. Tác giả đã khái quát các chu trình qua các lưu đồ chứng từ. Qua đó, ta thấy được hệ thống thông tin kế toán (AIS) đã cung cấp thông tin về bức tranh toàn cảnh hoạt động chi tiêu, quá trình tạo ra doanh thu trong doanh nghiệp, trình tự các bước thực hiện, các cấp và thẩm quyền phê duyệt chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ…. 2.3.3. Dữ liệu và phần mềm xử lý dữ liệu 2.3.3.1. Dữ liệu và cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là tập hợp nhiều dữ liệu liên quan và được lưu trữ vật lý trong máy tính. Nó liên kết các tập tin và được quản lý bởi một phần mềm gọi là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Vai trò của cơ sở dữ liệu: Thứ nhất, cơ sở dữ liệu giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu. Ví dụ khi một khách hàng đã được mã hóa bằng một mã khách hàng, các thông tin về khách hàng chỉ cần nhập liệu một lần vào hệ thống. Các lần sau khi cần nhắc lại khách hàng đó chỉ việc nhập mã khách hàng, các thông tin về khách hàng sẽ hiển thị không cần nhập lại. Thứ hai, cơ sở dữ liệu giúp tránh lưu trữ trùng lặp dữ liệu. Ví dụ, dữ liệu về một mặt hàng lưu trữ trong tệp danh mục hàng hóa, khi tiến hành đặt hàng, khi nhập kho, khi xuất kho chỉ cần nhập mã hàng là thông tin từ danh mục hàng hóa sẽ tự động truyền cho các phân hệ đặt hàng, nhập kho, xuất kho mà không cần lưu trữ cùng lúc ở tất cả các phân hệ. Thứ ba, cơ sở dữ liệu giúp tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu. Ví dụ, chỉ có thể bán hàng hóa có trong danh mục hàng, nếu nhập không đúng mã hàng, chương trình sẽ báo lỗi.
45. 44 Thứ tư, có thể tiện lợi trong các thao tác với dữ liệu: thay đổi, thêm, xóa dữ liệu… 2.3.3.2. Phần mềm xử lý dữ liệu Phần mềm thiết kế để xử lý dữ liệu trong AIS phải đảm bảo các yêu cầu sau: nhận diện được thông tin đầu ra của hệ thống; tìm được giải pháp phần cứng và phần mềm; quản lý được, không quá phức tạp; đảm bảo bí mật. Hiện nay, một số phần mềm kế toán phổ biến và thông dụng đang được sử dụng như Phần mềm kế toán Fast; Phần mềm kế toán Misa. Với phần mềm kế toán Fast hiện đang có các phiên bản cho doanh nghiệp quy mô vừa và lớn như: Fast Business Online, Fast Business (ERP), Fast Financial, Fast HRM Online, Fast CRM Online, Fast DMS Online; phiên bản cho doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ có: Fast Accounting Online và Fast Accounting. Giao diện của phần mềm Fast Accounting: Hình 2.5: Giao diện phần mềm kế toán Fast Accounting
46. 45 Ưu điểm của phần mềm kế toán Fast Accounting có thể kể tới như: Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, sổ sách kế toán cập nhật và bám sát chế độ kế toán hiện hành, hệ thống báo cáo đa dạng; tốc độ xử lý nhanh; cho phép kết xuất báo cáo ra Excel với mẫu biểu sắp xếp đẹp; sử dụng làm việc mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị; không cần cài đặt phần mềm trên máy chủ hay các phần mềm hỗ trợ khác; dễ dàng truy xuất thông tin, đảm bảo tính chính xác. Bên cạnh các ưu điểm trên, phần mềm kế toán Fast Accounting có các nhược điểm như: tính bảo mật chưa cao; chỉ sử dụng được cho kế toán làm báo cáo tài chính, khả năng đáp ứng cho nhu cầu quản trị chưa cao; không sử dụng được cho các phòng chức năng khác trong doanh nghiệp để quản trị mang tính hệ thống. Phần mềm kế toán Misa cũng được sử dụng khá thông dụng trong kế toán. Với doanh nghiệp, phần mềm Misa có các phiên bản: AMIS.VN, MISA SME.NET 2015, MTAX.VN. Với đơn vị hành chính sự nghiệp, phần mềm Misa có các phiên bản: MISA Bamboo.NET 2015, MISA Bamboo. NET X1 2015, MISA Mimosa.NET 2014, MISA Panda.NET 2011, Phần mềm quản lý hộ tịch (HOTICH.VN), QLTH.VN, QLTS.VN. Với hộ kinh doanh cá thể và cá nhân, phần mềm Misa có các phiên bản: Quản lý nhà hàng, Sổ thu chi MISA, MISA Golf HCP. Giao diện của phần mềm kế toán MISA dành cho doanh nghiệp- MISA SME.NET 2015:
47. 46 Phần mềm Misa có ưu điểm như: giao diện thân thiện dễ sử dụng, cho phép cập nhật dữ liệu linh hoạt. Bám sát chế độ kế toán, các mẫu biểu chứng từ, sổ sách kế toán luôn tuân thủ chế độ kế toán. Hệ thống báo cáo đa dạng, đáp ứng được nhiều nhu cầu quản lý của đơn vị. Đặc biệt, phần mềm cho phép tạo nhiều cơ sở dữ liệu; cho phép lưu và ghi sổ dữ liệu; Số liệu tính toán chính xác, ít xảy ra sai sót bất thường; Phần mềm Misa chạy trên công nghệ SQL nên khả năng bảo mật rất cao. Phần mềm kế toán Misa có các nhược điểm như: Phần mềm Misa đòi hỏi cấu hình máy tính tương đối cao, nếu máy tính có cấu hình thấp thì chạy khá chậm chạp; Tốc độ xử lý dữ liệu khi tính giá xuất kho hay bảo trì dữ liệu chậm; Phân hệ tính giá thành chưa được nhà sản xuất phát triển; Chưa đáp ứng được nhu cầu quản trị ở cấp độ cao mang tính hệ thống toàn doanh nghiệp, chỉ sử dụng được cho kế toán. Hình 2.6: Giao diện phần mềm kế toán Misa
48. 47 Như vậy, cả hai phần mềm kế toán Fast và Misa đều là các phần mềm đóng gói, mang tính phổ biến, phù hợp cho kế toán làm báo cáo tài chính, không sử dụng được cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp nên không có tính hệ thống và không đáp ứng được hoàn toàn nhu cầu kiểm soát của doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển của ngành khoa học công nghệ thông tin, hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) ra đời đã khắc phục những nhược điểm trên. Hệ thống ERP là hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp. Hệ thống ERP tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả các bộ phận trong một phần mềm máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả nhu cầu đặc thù của các bộ phận khác nhau. Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp. Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản Hình 2.7: Mô hình hệ thống ERP
49. 48 lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, phân tích, báo cáo, .v.v. Thêm vào đó, như một đặc điểm rất quan trọng mà các giải pháp ERP cung cấp cho các doanh nghiệp, là một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên. Như vậy, đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ. Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình gồm: phân hệ kế toán, phân hệ mua hàng, phân hệ hàng tồn kho, phân hệ sản xuất, phân hệ tính giá thành, phân hệ bán hàng, phân hệ quản lý nhân sự, phân hệ tài sản… Sử dụng ERP đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hệ thống ERP tạo ra nền tảng bền vững cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. ERP giúp tối ưu hóa các nguồn lực, tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh. ERP đã giải quyết bài toán tích hợp, liên kết mà các hệ thống rời rạc không thể thực hiện. ERP giúp thông tin AIS được tập trung, chính xác và kịp thời. Bên cạnh đó, ERP còn giúp chuẩn hóa quy trình hoạt động; kiểm soát và ngăn chặn rủi ro xảy ra sai sót cũng như gian lận; hỗ trợ hoạch định kế hoạch. Giải pháp ERP không giới hạn về quy mô doanh nghiệp, loại hình sản xuất kinh doanh, không giới hạn vị trí địa lý. Hệ thống ERP có rất nhiều ưu điểm. Tuy nhiên, chi phí để triển khai ERP là tương đối lớn. Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải cân nhắc giữa lợi ích và chi phí khi quyết định sử dụng giải pháp này. 2.3.4. Hệ thống phần cứng sử dụng trong tổ chức AIS
50. 49 Phần cứng sử dụng trong AIS có thể kể đến như bàn tính cầm tay, chứng từ, sổ sách bằng giấy hay sử dụng công nghệ như máy tính điện tử, mạng máy tính. Máy tính cầm tay, chứng từ, sổ sách giấy là công cụ được sử dụng trong thời kỳ kế toán còn sơ khai và nền khoa học công nghệ chưa phát triển. Từ khi có máy tính điện tử, công tác kế toán đã được sử dụng trên nền Excel, và sau đó là ứng dụng các phần mềm để xử lý số liệu và ghi sổ. Máy tính điện tử được phân loại thành: siêu máy tính, máy tính lớn, máy tính cỡ vừa và máy vi tính. Mạng máy tính gồm mạng LAN, mạng WAN và mạng internet. Mạng LAN là mạng nội bộ. Thành phần mạng LAN gồm: máy chủ tệp, máy chủ in ấn, máy chủ truyền thông, máy trạm, dây cáp, các giao diện mạng và hệ điều hành mạng. Cấu hình mạng LAN gồm mạng hình sao, mạng đường trục, mạng vòng, mạng hỗn hợp và mạng xương sống. Mạng WAN là mạng diện rộng, có thành phần: máy chủ, máy tiền xử lý, Modem, thiết bị đầu cuối, bộ tập trung, giao thức truyền thông, phần mềm mạng. Mạng internet là mạng toàn cầu, có thành phần: mạng con, đầu cuối, hệ thống trung gian, cầu nối, bộ dọn đường, giao thức internet. 2.3.5. Hệ thống kiểm soát nội bộ 2.3.5.1. Cấu trúc kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách và các thủ tục thực hiện chính sách được thiết lập bởi các cấp lãnh đạo và được toàn thể doanh nghiệp tuân thủ nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được ba mục tiêu:
51. 50 báo cáo tài chính đáng tin cậy; các quy định và luật lệ hiện có được tuân thủ và các hoạt động kiểm soát là hữu hiệu và hiệu quả. Có hai dạng kiểm soát nội bộ là kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán. Kiểm soát quản lý nhằm đạt các mục tiêu: thúc đẩy hiệu quả sản xuất kinh doanh và kiểm soát sự tuân thủ của nhân viên với các chính sách quản lý. Kiểm soát kế toán nhằm đạt các mục tiêu: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; thẩm định tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán. Môi trường kiểm soát là thành phần nền tảng của hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm các nhân tố sau: triết lý quản lý và phong cách điều hành hoạt động của lãnh đạo doanh nghiệp; cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp; trách nhiệm và quyền của nhà quản lý; hội đồng quản trị, ban kiểm soát; trình độ và phẩm chất của nhân viên; chính sách nhân sự; tính trung thực và các giá trị đạo đức. Kiểm soát nội bộ bao gồm hoạt động giám sát và đánh giá rủi ro. Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên, thường là ở các hoạt động có mức độ rủi ro cao và giám sát định kỳ các hoạt động. Đánh giá rủi ro bao gồm: nhận dạng các sự kiện trong và ngoài doanh nghiệp có khả năng ảnh hưởng đến hoạt động đạt được mục tiêu hệ thống và đánh giá mức độ ảnh hưởng của các rủi ro đã nhận dạng được lên thông tin kế toán. Sử dụng hệ thống thông tin và truyền thông trong công tác kiểm soát nội bộ được thể hiện ở hệ thống ghi nhận, phân loại, phân tích, tổng hợp, lập báo cáo kế toán, báo cáo tài chính cho người sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ qua hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo và qua chính sách kế toán.
52. 51 2.3.5.2. Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán Kiểm soát AIS bao gồm các dạng kiểm soát: kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát sửa sai. Kiểm soát ngăn ngừa nhằm để phòng sai sót và gian lận. Sai sót có thể là do không cẩn thận hay có thể do thiếu kiến thức. Sai sót đa phần là không cố ý. Có hai dạng gian lận thường thấy là gian lận quản lý và tham ô, biển thủ tài sản công ty. Gian lận quản lý là người quản lý cấp cao lạm dụng quyền hành chỉ đạo sai lệch thông tin tài chính như báo cáo doanh thu hoặc báo cáo lợi nhuận cao hơn thực tế nhằm hưởng thêm tiền thưởng cho cá nhân hay làm gia tăng ảo giá trị cổ phiếu mà họ đang nắm giữ. Tham ô, biển thủ là tài sản của doanh nghiệp bị lấy một cách bất hợp pháp vì mục đích cá nhân. Tham ô, biển thủ thường sẽ che đậy bằng cách làm sai lệch các số liệu kế toán. Kiểm soát phát hiện: là kiểm soát tìm ra các sai sót và gian lận đã xảy ra hoặc đã được thực hiện. Thủ tục đối chiếu các sổ chi tiết và sổ cái giữa các bộ phận kế toán chi tiết và bộ phận kế toán tổng hợp; đối chiếu các sổ chi tiết, sổ nhật ký với sổ phụ ngân hàng; đối chiếu các sổ chi tiết hàng tồn kho với thẻ kho của thủ kho, các hoạt động kiểm kê… là các ví dụ về kiểm soát phát hiện. Kiểm soát sửa sai: là kiểm soát các sai sót và gian lận đã phát hiện nhằm sửa chữa, giới hạn các ảnh hưởng sai lệch của các gian lận và sai sót này đối với mức độ chính xác và đáng tin cậy của thông tin kế toán. Trong doanh nghiệp, kiểm soát AIS còn qua việc phân chia trách nhiệm tuân thủ theo các nguyên tắc như: người ghi chép sổ sách không kiêm nhiệm việc giữ tài sản; người ghi sổ chi tiết phải khác với người ghi sổ tổng hợp. Sự phân chia trách nhiệm cũng tuân theo nguyên tắc không để một người xử lý toàn bộ một chu trình nghiệp vụ. Bên cạnh đó, các thủ tục kiểm soát được thực hiện trên cơ sở: việc lập xét duyệt, lưu chuyển, lưu trữ chứng từ, báo cáo kế
53. 52 toán, ghi chép, bảo quản, kiểm tra sổ, thẻ… và qua kiểm kê tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định… 2.3.5.3. Kiểm soát sự an toàn và trung thực của số liệu Các nguyên nhân gây mất an toàn của số liệu có thể xuất phát từ trong nội bộ doanh nghiệp hoặc từ bên ngoài, có thể do vô ý hoặc cố ý, có thể tiến hành độc lập hoặc có sự thông đồng. Các hình thức mất an toàn có thể xảy ra do phá hủy, do các yếu tố vật lý tác động, do đánh cắp hoặc gian lận. Nhằm ngăn chặn các rủi ro gây mất an toàn dữ liệu, người ta dùng các kỹ thuật như: thiết lập mật khẩu, nhận dạng; hệ thống đa quản gia; hệ thống mã hóa; hệ thống tự động phát hiện xâm nhập bất hợp lệ; hệ thống lưu trữ có theo vết mọi thâm nhập hệ thống và thay đổi hệ thống. Đánh giá sự an toàn và trung thực của dữ liệu là trách nhiệm của kiểm toán viên và kiểm soát viên nội bộ. Phải xem xét và đánh giá các chính sách, thủ tục của doanh nghiệp với các thủ tục kiểm soát nội bộ trong hệ thống; lập báo cáo về hệ thống và xây dựng trình tự kiểm toán. Các phương pháp xem xét và đánh giá tính an toàn và trung thực của dữ liệu có thể thực hiện: qua phỏng vấn, qua kiểm tra xuyên suốt, qua thử nghiệm kiểm soát. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Trong chương 2, luận văn đã xây dựng cơ sở lý luận về tổ chức hệ thống thông tin kế toán ở các doanh nghiệp một cách khá toàn diện. Người viết đã chỉ ra vai trò quan trọng của AIS đối với sự phát triển của doanh nghiệp, mối quan hệ với quản trị và sự phát triển của AIS trong thời đại ngày nay. Bên cạnh đó, luận văn đã phân tích một cách dễ hiểu các nguyên tắc tổ chức hệ thống thông
54. 53 tin kế toán. Đây là một nội dung rất thiết thực đối với nhà quản trị khi muốn thay đổi hay xây dựng một AIS. Luận văn cũng đã mô tả và khái quát hóa các chu trình cơ bản của AIS ở doanh nghiệp kinh doanh thương mại: chu trình chi tiêu, chu trình bán hàng và chu trình cung cấp dịch vụ. Cùng với sự phát triển của AIS, phần mềm máy tính ngày càng thông minh, giúp cho quá trình xử lý dữ liệu ngày càng nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Cũng nhờ đó, AIS ngày càng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kiểm soát và ra quyết định.
55. 54 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ KINH DOANH TỔNG HỢP D&C 3.1. Giới thiệu chung về Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C 3.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Công ty CP đầu tư kinh doanh tổng hợp D&C là đại lý chính hãng của Honda Ôtô Việt Nam, được Honda Ôtô Việt Nam ủy quyền làm đại lý với tên gọi Đại lý Honda ôtô Mỹ Đình. – Địa chỉ: Số 02 Lê Đức Thọ, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội. – Mã số thuế : 0102159310 – Website : www.hondaotomydinh.vn Công ty được cấp giấy phép kinh doanh từ tháng 9 năm 2007 và bắt đầu đi vào hoạt động từ tháng 3/2008, với vai trò là đại lý phân phối chính thức khu vực phía Bắc cho thương hiệu ôtô Honda. Cũng giống như tất cả các đại lý ôtô khác của Honda, Đại lý Honda Ôtô Mỹ Đình được trang bị đầy đủ các trang thiết bị tiên tiến hiện đại nhất, phù hợp với những yêu cầu và tiêu chuẩn của Honda toàn cầu. Honda Ôtô Mỹ Đình tọa lạc tại khu vực Mỹ Đình, với tổng diện tích trên 6.000 m2 – gồm các khu vực dịch vụ sửa chữa ôtô, phòng trưng bày, kho xe, văn phòng , với đội ngũ nhân viên khoảng 200 người. Đại lý Honda ô tô Mỹ Đình cung cấp tới khách hàng các dịch vụ đạt tiêu chuẩn 5S của Honda Việt Nam bao gồm Bán hàng (Sales), Bảo hành bảo dưỡng (Service), Cung cấp phụ tùng Honda chính hiệu (genuine Spare-parts), Hướng dẫn lái xe an toàn (Safety Driving) và Hoạt động đóng góp xã hội (Social contributions). Thấu hiểu chất lượng phục vụ của đại lý là yếu tố quyết định sự
56. 55 hài lòng của khách hàng, đại lý luôn chú trọng tới việc nâng cao chất lượng bán hàng, dịch vụ bán hàng và sau bán hàng, cùng rất nhiều dịch vụ tiêu chuẩn cao để phục vụ khách hàng. Cùng với hoạt động kinh doanh, Honda ô tô Mỹ Đình luôn dành sự quan tâm đặc biệt đến các hoạt động đóng góp cộng đồng, chú trọng vào hoạt động an toàn giao thông, giáo dục và bảo vệ môi trường, đạt chứng chỉ an toàn môi trường ISO 14001. Honda ô tô Việt Nam bắt đầu hoạt động kinh doanh ô tô từ năm 2006. Sau 3 năm, Honda ô tô Mỹ Đình là đại lý thứ 3 của Honda ô tô tại thị trường Việt Nam. Đến nay, Honda Việt Nam đã có 13 đại lý trải dài khắp ba miền Bắc- Trung- Nam. Tuy được thành lập sau nhưng Honda ô tô Mỹ Đình đã nhanh chóng khẳng định được chất lượng dịch vụ. Từ năm 2008 đến nay, Công ty CP Đầu tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C đã đạt được các danh hiệu: + Danh hiệu đại lý số 1 toàn quốc các năm 2009, 2010, 2011. + Danh hiệu đại lý có doanh số bán xe cao nhất toàn quốc năm 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015. + Giải nhất cuộc thi Sửa chữa chung toàn quốc năm 2015 . + Giải nhất cuộc thi Sửa chữa nhanh toàn quốc năm 2015. + Giải nhì cuộc thi Sửa chữa sơn toàn quốc năm 2015. + Giải nhất cuộc thi Tư vấn sản phẩm xuất sắc toàn quốc năm 2015. Và nhiều danh hiệu khác… 3.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C là doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, kinh doanh trong lĩnh vực thương mại. Hiện nay, công ty có hai
57. 56 lĩnh vực kinh doanh chính là kinh doanh ô tô (phòng kinh doanh) và dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành ô tô, bán phụ tùng ô tô (phòng dịch vụ). Hoạt động kinh doanh ô tô gồm: (Nguồn: quy trình quản lý kinh doanh xe- Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C) Hoạt động dịch vụ gồm các hoạt động chính: Hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng xe: (Nguồn: quy trình quản lý kinh doanh dịch vụ- Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C) Sơ đồ 3.1: Quy trình quản lý kinh doanh xe ô tô tại Công ty D&C Sơ đồ 3.2: Quy trình quản lý kinh doanh dịch vụ tại Công ty D&C
58. 57 Hoạt động kinh doanh phụ tùng: (Nguồn: quy trình quản lý kinh doanh phụ tùng- Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C) 3.1.3 Đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty CP Đầu Tư Kinh Doanh Tổng Hợp D&C Sơ đồ 3.3: Quy trình quản lý kinh doanh phụ tùng tại Công ty D&C Sơ đồ 3.4: Cơ cấu tổ chức Công ty D&C
Recommended
Grant Writing for Education
Grant Writing for Education
Online Course – LinkedIn Learning
Learning the Basics of Branding
Learning the Basics of Branding
Online Course – LinkedIn Learning
Test Prep: GRE
Test Prep: GRE
Online Course – LinkedIn Learning
De tai to chuc ho so kiem toan tai cong ty kiem toan aasc, hay
De tai to chuc ho so kiem toan tai cong ty kiem toan aasc, hay
Lương Vũ
Đề tài: Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 9, HAY, 9đ
Đề tài: Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 9, HAY, 9đ
Lương Vũ
Đề tài: Biện pháp tăng lợi nhuận ở Công ty Sản Xuất Tân Á, HAY
Đề tài: Biện pháp tăng lợi nhuận ở Công ty Sản Xuất Tân Á, HAY
Lương Vũ
Đề tài: Kế toán chi phí sản xuất tại Công ty May II Hải Dương, HAY
Đề tài: Kế toán chi phí sản xuất tại Công ty May II Hải Dương, HAY
Lương Vũ
Đề tài: Kế toán và kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Tôn Vikor
Đề tài: Kế toán và kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Tôn Vikor
Lương Vũ
Đề tài: Tổ chức kế toán bán hàng tại công ty cấp nước Cửa Lò, HAY
Đề tài: Tổ chức kế toán bán hàng tại công ty cấp nước Cửa Lò, HAY
Lương Vũ
Đề tài: Quản lý thu thuế giá trị gia tăng tại cục thuế huyện Kinh Môn
Đề tài: Quản lý thu thuế giá trị gia tăng tại cục thuế huyện Kinh Môn

 

 

MÃ TÀI LIỆU: 1059

  • PHÍ TÀI LIỆU: 50.000
  • ĐỊNH DẠNG: WORD+PDF
  • THANH TOÁN QUA MOMO, CHUYỂN KHOẢN, THẺ CÀO ĐIỆN THOẠI (X2)
  • NỘI DUNG: MÃ TÀI LIỆU – EMAIL NHẬN
  • CHECK EMAIL (1-15 PHÚT)

  • Đăng nhập MOMO
  • Quét mã QR
  • Nhập số tiền
  • Nội dung: Mã Tài liệu – Email 
  • Check mail (1-15p)

  • Mua thẻ cào chỉ Viettel,  Vinaphone
  • Mệnh giá gấp 2 phí tài liệu (vì phí nhà mạng 50%) 
  • Add Zalo 0932091562
  • Nhận file qua zalo, email

  • Đăng nhập Internet Mobile
  • Chuyển tiền
  • Nhập số tiền
  • Nội dung: Mã Tài liệu – Email
  • Check mail (1-15p)

NẾU CHỜ QUÁ 15 PHÚT CHƯA THẤY MAIL VUI LÒNG NHẮN ZALO: 0932091562

 

NHẬP TÀI LIỆU BẠN CẦN TÌM VÀO ĐÂY


Notice: Undefined index: hide_title in /home/cdmhewql/tailieumau.vn/wp-content/plugins/wp-google-search/wgs-widget.php on line 26

Notice: Undefined index: title in /home/cdmhewql/tailieumau.vn/wp-content/plugins/wp-google-search/wgs-widget.php on line 28

 

 

About Trang web mặc định

Check Also

Đề tài: Thiết kế hệ thống mạng máy tính, HAY, 9đ

TÓM LƯỢC DỰ ÁN.  Công ty tư vấn và dịch vụ tin học TTT …

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *